Erläuterung zum Verwaltervertrag
Der Verwaltervertrag
Ein Vertrag soll die Rechte und Pflichten beider Vertragsparteien beinhalten. Einseitige Verträge, mit denen sich die Wohnungseigentümer lange genug abfinden mußten, werden von uns abgelehnt,
Die EWV arbeitet auf der Grundlage des vom „Verein der Wohnungseigentümer e.V.“ in Zusammenarbeit mit Verwaltungsbeiräten ausgearbeiteten Verwaltervertrages, der in der Praxis wiederum weiterentwickelt wurde.
Für Wirtschaftsplan, Abrechnung und Eigentümerversammlung werden in diesem Vertrag klare Termine genannt. Die weiteren Pflichten des Verwalters werden deutlich aufgezeigt. Der Vertrag ist auf die Interessen der Wohnungseigentümergemeinschaft abgestellt.
Der Vertrag ist naturgemäß auf eine Vielzahl von Wohnungseigentümergemeinschaften zugeschnitten. Für die eine Wohnanlage wird er zu viel enthalten, bei der anderen bedarf es der Ergänzung. Einzelne individuelle Notwendigkeiten Ihrer Wohnanlage mögen vielleicht somit nicht berücksichtigt sein. Änderungen und Ergänzungen sind selbstverständlich möglich und nach Absprache mit der Gemeinschaft nach den jeweiligen Gegebenheiten vorzunehmen.
Der Verwaltervertrag wird unabhängig von der Bestelldauer, in der Regel für die Dauer eines Jahres geschlossen und gibt der Wohnungseigentümergemeinschaft die Möglichkeit zur jährlichen Kündigung. Die Gemeinschaft ist somit nicht unnötig langfristig gebunden und kann problemlos das Vertragsverhältnis kündigen.
Der Bestellungsbeschluß
Verwalterbestellung und Verwaltervertrag sind zwei rechtlich völlig zu trennende Dinge. Dies ist vielfach nicht bekannt und deshalb soll nachfolgend kurz darauf eingegangen werden.
Der Bestellungsbeschluß durch die Wohnungseigentümergemeinschaft ist ein Angebot an die in Aussicht genommene Verwaltung zur Übernahme der Verwaltertätigkeit. Nimmt der Verwalter dieses Angebot an, so bedarf es grundsätzlich keiner weiteren Vereinbarungen oder Verträge. Der Verwalter hat aufgrund der Bestellung die rechtlichen Pflichten gemäß dem Wohnungseigentumsgesetz, insbesondere gemäß den Vorschriften des § 27 WEG.
In der Regel will jedoch die Gemeinschaft über die Mindestanforderung des Wohnungseigentumsgesetzes weitere Pflichten des Verwalters festlegen. Dies geschieht im Verwaltervertrag. Dieser Verwaltervertrag wird zwischen der gesamten Wohnungseigentümergemeinschaft und dem Verwalter geschlossen. Es empfiehlt sich jedoch nicht - und dies ist auch meistens nicht praktikabel - daß jeder einzelne Wohnungseigentümer den Verwaltervertrag gegenzeichnet. Praxisgerecht werden im Zusammenhang mit der Bestellung Wohnungseigentümer delegiert, mit dem bestellten Verwalter im Namen und Auftrage der gesamten Wohnungseigentümergemeinschaft den Verwaltervertrag zu schließen (meist der Verwaltungsbeirat).
Zu beachten ist, daß die Bestellung (der Bestellungsbeschluß) als solche gewissen Formansprüchen genügen muß. Der Verwalter muß gemäß § 26 Abs. 5 WEG seine Verwaltereigenschaft durch Vorlage des beglaubigten Bestellungsbeschlusses nachweisen.
Für die Bestelldauer besteht die Alternative, einen bestimmten Zeitraum durch den Beschluß festzulegen oder die Bestellung auf unbestimmte Zeit auszusprechen. Es empfiehlt sich die Bestellung auf unbestimmte Zeit. Durch das Wohnungseigentumsgesetz (§ 26 Abs. 1 WEG) beträgt die Laufzeit einer Verwalterbestellung maximal fünf Jahre. Nach Ablauf dieses Zeitraumes ist immer zwingend eine Neubestellung notwendig, wiederum maximal auf fünf Jahre.
Die Bestellung auf unbestimmte Zeit bedeutet nicht, daß die Gemeinschaft an die Verwaltung gebunden ist - im Gegenteil. In unseren Verträgen ist festgelegt, daß die Wohnungseigentümergemeinschaft den Verwaltervertrag jährlich kündigen kann, wobei mit einer solchen Kündigung auch die unbefristete Bestellung endet.
Die Wohnungseigentümergemeinschaft wird durch den Verwaltervertrag nicht an die Verwaltung gebunden, da wir der Auffassung sind, daß durch Leistung zu überzeugen ist.
Die Verwaltergebühr
Die billigste Verwaltung kann für die Wohnungseigentümergemeinschaft die teuerste werden. Jede Verwaltung ist grundsätzlich in der Lage, ein Billigangebot abzugeben. Dies ist möglich, wenn jede eigentlich selbstverständliche Verwaltungsleistung zusätzlich in Rechnung gestellt wird oder von vornherein die erforderlichen Leistungen nicht erbracht werden sollen. Somit ist eine billige Verwaltung ohne Leistung für jede Gemeinschaft leicht zu finden und die Auswahl sollte nach anderen Gesichtspunkten als allein nach der Höhe der Verwaltergebühr erfolgen. Dennoch wird jede Gemeinschaft auch die angegebenen Gebühren prüfen.
Die von uns erhobenen Verwaltergebühren sind kalkuliert. Verwaltung von Wohnungseigentum ist grundsätzlich personalaufwendig. Ebenso erfordert jede Wohnanlage, unabhängig von der Größe und den individuellen Anforderungen, einen kontinuierlich anfallenden, bestimmten Arbeitsaufwand (Wirtschaftsplan, Abrechnung, Wohnungseigentümerversammlung, Monatsabrechnung, Anlagebegehungen, usw.) , somit ist die Verwaltergebühr auch abhängig von der Größe der Wohnanlage, zu berechnen. Die Gebühr pro Wohneinheit ist somit vielfach bei großen Wohnanlagen mit vielen Wohneinheiten niedriger als bei kleinen Wohnanlagen.
Die in unserem Verwaltervertrag vereinbarte Verwaltergebühr enthält keine Gleitklausel. Veränderungen werden von uns mit dem Wirtschaftsplan (nach Genehmigung des Verwaltungsbeirates) bei der Gemeinschaft beantragt und erst nach Zustimmung der Wohnungseigentümer durch den Beschluß in der Versammlung gültig.
Alle Verwaltergebühren sind im Verwaltervertrag genannt. Nebengebühren werden nicht erhoben. Werden dem Verwalter Aufgaben übertragen, die nicht zur Verwaltertätigkeit gehören, so werden dadurch entstehende Kosten vorab mit der Gemeinschaft vereinbart.
Die technische Betreuung
Gleichgewichtig in ihrer Bedeutung stehen Buchhaltung und technische Betreuung bei der Verwaltung des Wohnungseigentums nebeneinander. Wohngebäude bedürfen zum Erhalt der ständigen Pflege. Nur durch regelmäßige Überwachung und Erfassung von notwendigen Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen ist diese ordnungsgemäße Verwaltung im Sinne der Wohnungseigentümergemeinschaft gewährleistet.
Die von uns verwalteten Wohnanlagen betreut ein Mitarbeiter mit einer dem Architekten gleichgestellten Ausbildung.
Angebotseinholung, Auftragsvergabe und Überwachung der beauftragten Arbeiten bis zur Abnahme und Rechnungsprüfung zählen wir zu unseren Aufgaben im Rahmen des Verwaltervertrages. Hierbei ist jedoch zu beachten, daß dies auch nur im Rahmen des Verwaltervertrages und nach den Möglichkeiten einer Verwaltung praktikabel ist. Eine tägliche mehrstündige Bauüberwachung über die gesamte Bauzeit einer Bauleistung ist z.B. nicht durchführbar. Bei besonderen Baumaßnahmen empfehlen wir deshalb der Gemeinschaft, qualifizierte Spezialisten hinzuzuziehen.
Anlagebegehungen
Wir gehen davon aus, daß Wohnungseigentum nicht vom Schreibtisch des Verwaltungsbüros verwaltet werden kann. Deshalb werden in dem Verwaltervertrag Anlagebegehungen vereinbart. Soweit nicht sowieso die Abnahme von Arbeiten oder die Erfassung von Schäden die Anwesenheit der Verwaltung auf der Wohnanlage bedingt, werden laut Verwaltervertrag Anlagebegehungen durchgeführt.
Die Begehung dient unter anderem auch dem direkten Kontakt mit Wohnungseigentümern und Verwaltungsbeiräten, der Überwachung von Hausmeistern und der Bearbeitung einer Scheckliste zur Erfassung der technischen Details und Fortschreibungen des Instandhaltungsbedarfs.
Über jede Anlagebegehung wird ein Protokoll gefertigt, das der Verwaltungsbeirat sofort, gegebenenfalls mit der Monatsabrechnung erhält. Auf diesem Wege sind eine ständige Betreuung der Wohnanlage, Erfassung von notwendigen Reparaturen und die Einleitung von vorbeugenden Maßnahmen gewährleistet.
Angebote - Auftragsvergabe
Soweit möglich, werden von uns vor Erteilung eines Auftrages Angebote von mehreren Firmen eingeholt. Bei der Auswahl von Firmen sind wir nicht gebunden. Die Kriterien der Zweckmäßigkeit sind maßgebend und auf der Wohnanlage bewährte Firmen werden selbstverständlich mit einbezogen.
Eingehende Angebote werden dem Verwaltungsbeirat in Kopie übersandt. Die Auftragsvergabe erfolgt dann in der Regel in Abstimmung und im Einvernehmen mit dem Verwaltungsbeirat.
Die Arbeiten werden, soweit geboten, überwacht und abgenommen, die Rechnungen geprüft und nach Prüfungsvermerk gegebenenfalls in Rücksprache mit dem Verwaltungsbeirat bezahlt.
Für den gesamten technischen Ablauf stehen erprobte und bewährte Formulare zur Verfügung, die auf der Basis der VOB ausgearbeitet wurden. Besondere Vertragsbedingungen zum Schutze der Wohnungseigentümergemeinschaft werden bei den großen Aufträgen zusätzlich mit den ausführenden Firmen vereinbart.
Die Buchhaltung
Eine ordnungsgemäße Buchhaltung sollte bei jeder Verwaltung als Mindestanforderung Voraussetzung sein. Das Vorhandensein entsprechender buchhalterischer Kenntnisse, einschließlich der Lohnbuchhaltung für angestellte Hausmeister ist selbstverständlich. Über diese Grundlage hinaus sind die besonderen Anforderungen des Wohnungseigentums zu beachten. Buchhaltung dient der Übersicht, der Kontrolle von Einnahmen und Ausgaben. Nur eine auf das Wohnungseigentum abgestimmte, erprobte - nicht für Miet- und Eigentumswohnungen gleichzeitig verwandte Buchhaltung - kann diese Aufgaben erfüllen. Einen besonderen Kontenrahmen für das Wohnungseigentum haben wir deshalb erarbeitet.
Sämtliche Buchungen, Abrechnung, Wirtschaftsplan, Mahnungen, Überweisungen usw. werden mit Hilfe einer im Haus befindlichen EDV-Anlage durchgeführt. Die Vorteile der EDV können auf diesem Wege, ohne Verzicht auf den ständigen Zugriff oder auf verfügbare Informationen benutzt werden (kein Rechenzentrum - es gehen keine Belege außer Haus).
Die zur Anwendung kommenden Programme der EDV-Anlage sind jahrelang bewährt und erprobt. Sie wurden speziell auf unsere Anforderungen und auf die Bedürfnisse der Wohnungseigentümer zugeschnitten. Die EWV arbeitet bereits mit der fünften Generation der Datenverarbeitung und kann auch diesbezüglich auf eine entsprechend lange Erfahrung zurückblicken. Nur der Einsatz dieser EDV bietet die erweiterten und schnellen Dienstleistungsmöglichkeiten, die das Wohnungseigentum benötigt, wie Monatsabrechnungen, pünktliches Mahnverfahren, Lastschrifteinzugsverfahren, kurzfristige Vorlage der Gesamt- und Einzelabrechnung sowie Aufstellung des Wirtschaftsplanes vor Beginn des Wirtschaftsjahres.
Kontenführung - Instandhaltungskonto
Für jede verwaltete Wohnungseigentümergemeinschaft wird ein eigenes im Titel den Namen der Wohnanlage führendes Treuhandkonto bei der Deutschen Bank eröffnet. Dieses Konto wird für die Wohngeldeinzahlungen und für die laufenden gemeinschaftlichen Ausgaben benutzt.
Für die Instandhaltungsrücklage wird ein besonderes Konto auf den Namen der Gemeinschaft eröffnet. (Soweit die Instandhaltungsrücklage auf mehreren Konten, auf Depot- und Wertpapierkonten verteilt ist, gilt entsprechendes). Über dieses Konto der Instandhaltungsrücklage kann die Verwaltung nicht allein verfügen. Gemäß Verwaltervertrag ist die Verfügung über dieses Konto von den Unterschriften bestimmter, von der Wohnungseigentümergemeinschaft gewählter Wohnungseigentümer abhängig. Die Unterschriften der bestimmten Wohnungseigentümer werden bei der Bank hinterlegt und Überweisungen müssen von der Verwaltung und den entsprechenden Wohnungseigentümern gegengezeichnet sein.
Dieses Verfahren ist in der Praxis bewährt und stellt für die Wohnungseigentümergemeinschaft die größte Sicherheit des gemeinschaftlichen Vermögens dar.
Lastschriftverfahren
Für die Zahlung des Wohngeldes bieten wir den Wohnungseigentümern die Möglichkeit der Teilnahme an dem Lastschrifteinzugsverfahren an. Dieses mehr und mehr übliche Verfahren des Zahlungsverkehrs (bekannt von Strom, Rundfunkgebühren usw.) erspart den Wohnungseigentümern Daueraufträge, die jedes Jahr bei neuem Wirtschaftsplan und im Rahmen der Abrechnung kostenpflichtig geändert werden müssen. Die kurzfristige Verrechnung oder Rückerstattung von Abrechnungsguthaben ist dadurch ebenfalls gewährleistet, und der Wohnungseigentümer muß die Zahlungstermine nicht laufend überwachen.
Wirtschaftsplan und Abrechnung
Vor Beginn des Zeitraumes, für den er gelten soll, erhalten die Wohnungseigentümer den Wirtschaftsplan. Oktober/November des Vorjahres wird von der EWV der neue Wirtschaftsplan ausgearbeitet und den Verwaltungsbeiräten übersandt. Wird er von den Verwaltungsbeiräten genehmigt, erlangt er gemäß Verwaltervertrag vorläufige Verbindlichkeit bis zur beschlußfassenden Wohnungseigentümerversammlung. Jeder Wohnungseigentümer erhält nach der Zustimmung des Verwaltungsbeirates den für ihn gültigen Einzelwirtschaftsplan und kann somit rechtzeitig vor Jahreswechsel die auf ihn zukommenden monatlichen Zahlungen disponieren.
Lästige Nachzahlungen, die dadurch entstehen, daß der Wirtschaftsplan erst im laufenden Wirtschaftsjahr vorgelegt wird, entfallen.
Für die Abrechnung der Wohnlasten sind in dem Verwaltervertrag klare Termine genannt. Die Abrechnung ist im zweiten Quartal des Jahres vorzulegen. Der schon durch die laufenden Monatsabrechnungen über die gemeinschaftlichen Ausgaben und Einnahmen informierte Verwaltungsbeirat erhält die Abrechnungsunterlagen zur Prüfung und gibt seine Stellungnahme ab. Danach erhalten alle Wohnungseigentümer die Einzelabrechnung nebst Anlagen, auch eine Bescheinigung über die haushaltsnahen Dienstleistungen aus der die Gesamtausgaben und der auf den einzelnen Wohnungseigentümer entfallende Kostenanteil zu entnehmen ist. In der Regel wird mit Übersendung der Abrechnung zur Wohnungseigentümerversammlung eingeladen.
Jedem Wohnungseigentümer stehen vor der über die Abrechnung beschlußfassenden Wohnungseigentümerversammlung die Abrechnungsunterlagen zur Einsicht zur Verfügung.
Die Monatsabrechnung
Ziel der Verwaltungsarbeit ist die ständige Information der Wohnungseigentümer über ihr Wohnungseigentum. Monatlich erhält der Verwaltungsbeirat im Rahmen einer Monatsabrechnung eine Übersicht aller gemeinschaftlichen Einnahmen und Ausgaben. Diese Monatsabrechnung enthält detailliert die im Monat angefallenen Buchungen und die bis zum Abrechnungszeitpunkt gesamt aufgelaufenen Ausgaben. Der Monatsabrechnung sind die den Buchungen zugrundeliegenden Rechnungen in Fotokopie beigefügt.
Zur Monatsabrechnung gehören:
a. Gesamtübersicht der saldierten Ausgaben und Einnahmen der Monate
b. Auflistung der Einzelbuchungen
c. Wohngeldübersicht
d. Instandhaltungsübersicht
e. Kopien aller Belege
f. Wohngeldmahnstand
Der Verwaltungsbeirat ist somit ständig über die Ausgaben, den Grund und die Höhe der Ausgaben informiert. Diese monatliche Information ist ohne großen Zeitaufwand für den Verwaltungsbeirat zu kontrollieren und erleichtert die Prüfung der Jahresabrechnung wesentlich.
Das Mahnverfahren
Eine nicht angenehme, jedoch notwendige Verwalterpflicht ist die Anmahnung und Realisierung rückständiger Wohngelder. Jeder Wohnungseigentümer muß seinen Beitrag zu den gemeinschaftlichen Kosten und Lasten der Wohnanlage leisten. Kommt er dieser Verpflichtung nicht nach, so müssen aufgrund der Gesamthaftung der Wohnungseigentümer im Außenverhältnis die übrigen Miteigentümer die fehlenden Gelder aufbringen. Allein aus diesem Grund ist die korrekte Überwachung des pünktlichen Eingangs der Wohngelder eine Verpflichtung des Verwalters im Interesse aller Eigentümer.
Das Mahnverfahren der EWV erfolgt monatlich in mehreren Stufen:
a. geringfügige Beträge werden nicht gemahnt;
b. erste Mahnung, ohne Mahnkosten in Form der Zahlungserinnerung;
c. zweite Mahnung mit Benachrichtigung des Verwaltungsbeirates, mit Name des Rückständigen sowie den Rückstandsbetrag;
d. dritte Mahnung mit Hinweis und Ankündigung auf ein Wohnungseigentumsverfahren und Mitteilung an den Verwaltungsbeirat, einschließlich der Anfrage, ob das Wohnungseigentumsverfahren eingeleitet werden soll;
e. weitere Mahnungen jeweils mit dem Hinweis, daß das Wohnungseigentumsverfahren eingeleitet ist;
Werden Zahlungen auf die Rückstände geleistet, erfolgt eine gesonderte Nachricht, so daß ohne zusätzlichen Aufwand auch vom Verwaltungsbeirat der Ausgleich der Rückstände verfolgt werden kann.
Die Wohnungseigentümerversammlung
Mindestens einmal jährlich ist eine Wohnungseigentümerversammlung durchzuführen. Aufstellung der Tagesordnungspunkte, Einladung der Wohnungseigentümer, Erfassung der Anwesenden, Versammlungsleitung und Protokollführung liegen im Aufgabenbereich der Verwaltung. Die Wohnungseigentümerversammlung als oberstes Organ einer Wohnungseigentümergemeinschaft trifft hier durch Beschlüsse die notwendigen Entscheidungen. Entsprechend der Bedeutung der Versammlung ist diese sorgfältig zu planen und durchzuführen.
Die Tagesordnung muß Angaben über die vorgesehenen Beschlüsse enthalten. Wünsche und Anträge der Wohnungseigentümer werden berücksichtigt und in der Regel wird die Tagesordnung mit dem Verwaltungsbeirat vor Absendung der Einladung an die Eigentümer abgestimmt.
Vertragsgemäß wird das Protokoll der Wohnungseigentümerversammlung allen Wohnungseigentümern von der Verwaltung in Fotokopie zur Kenntnis übersandt.
Die Versammlung findet innerhalb der im Verwaltervertrag festgelegten Fristen statt - meist nach Vorlage der Jahresabrechnung. Der Versammlungsort wird sich nach den allgemeinen Anforderungen und der örtlichen Lage der Wohnungseigentümergemeinschaft richten.
Information des Verwaltungsbeirates
Wie aus dem Verwaltervertrag und dieser Informationsschrift zu entnehmen ist, ist die ständige Information des Verwaltungsbeirates Grundlage unserer Arbeitsweise. So erhält der Verwaltungsbeirat: Monatsabrechnung, Kopien von bezahlten Rechnungen, Anlagebegehungsprotokolle, Angebotsduplikate, Rechnungskopien vor Zahlungen, Anschriftenliste der Wohnungseigentümer, Wohnungsspiegel, Quadratmeter- und Anteilsverzeichnis sowie Kopien aller wichtigen Schriftstücke. Ebenfalls werden dem Verwaltungsbeirat Kopien neu abgeschlossener Verträge übersandt, und er hat selbstverständlich jederzeit Einsicht in die Akten der Wohnanlage.
Diese ständigen Informationen ermöglichen dem Verwaltungsbeirat eine regelmäßige Kontrolle und Übersicht über die Arbeit der Verwaltung. Gleichzeitig kann der Verwaltungsbeirat diese Aufgaben mit einem relativ geringen Zeitaufwand durchführen, denn regelmäßige Informationen sind durchsichtiger und leichter zu prüfen, insbesondere leichter nachzuvollziehen als eine einmalige Prüfung anläßlich der Jahresabrechnung.
Die Jahre der Praxis der Verwaltung von Wohnungseigentum haben gezeigt, daß nur der kontinuierliche Dialog mit dem Verwaltungsbeirat ein Eingehen auf die individuellen Anforderungen der Wohnanlage ermöglicht. Wohnungseigentumsgerechtes Verwalten setzt somit die Kommunikationsbereitschaft voraus. Die EWV schließt die Wohnungseigentümer - und dies im Wesentlichen über den Verwaltungsbeirat - in die Verwaltung mit ein. Die Verwaltung ist transparent und dies sollte sie auch sein, denn Verwaltung ist nicht Selbstzweck, sondern dient den Wohnungseigentümern und deren Eigentum.
Unterscheiden sich Verwaltungsfirmen vielfach nur noch geringfügig in den Arbeitsmitteln, so daß sie auf den ersten Blick identisch erscheinen (und nur die Verwaltergebühr eine ins Auge fallende Differenzierung ermöglicht) ist nach diesseitiger Auffassung, die nicht immer plakativ darstellbare Grundeinstellung des Verwalters zum Wohnungseigentum und zu den Wohnungseigentümern, einschließlich der Bereitschaft zur Zusammenarbeit ein weitaus wesentliches Unterscheidungsmerkmal.
