Erläuterung zum Verwaltervertrag


Der Verwaltervertrag

Ein Vertrag  soll die Rechte und Pflichten beider Vertragsparteien beinhalten. Einseitige  Verträge, mit denen sich die Wohnungseigentümer lange genug abfinden mußten,  werden von uns abgelehnt,

Die EWV  arbeitet auf der Grundlage des vom „Verein der Wohnungseigentümer e.V.“ in  Zusammenarbeit mit Verwaltungsbeiräten ausgearbeiteten Verwaltervertrages, der  in der Praxis wiederum weiterentwickelt wurde.

Für  Wirtschaftsplan, Abrechnung und Eigentümerversammlung werden in diesem Vertrag  klare Termine genannt. Die weiteren Pflichten des Verwalters werden deutlich  aufgezeigt. Der Vertrag ist auf die Interessen der Wohnungseigentümergemeinschaft  abgestellt.

Der Vertrag ist  naturgemäß auf eine Vielzahl von Wohnungseigentümergemeinschaften  zugeschnitten. Für die eine Wohnanlage wird er zu viel enthalten, bei der  anderen bedarf es der Ergänzung. Einzelne individuelle Notwendigkeiten Ihrer  Wohnanlage mögen vielleicht somit nicht berücksichtigt sein. Änderungen und  Ergänzungen sind selbstverständlich möglich und nach Absprache mit der  Gemeinschaft nach den jeweiligen Gegebenheiten vorzunehmen.

Der  Verwaltervertrag wird unabhängig von der Bestelldauer, in der Regel für die  Dauer eines Jahres geschlossen und gibt der Wohnungseigentümergemeinschaft die  Möglichkeit zur jährlichen Kündigung. Die Gemeinschaft ist somit nicht unnötig  langfristig gebunden und kann problemlos das Vertragsverhältnis kündigen.

Der Bestellungsbeschluß

Verwalterbestellung  und Verwaltervertrag sind zwei rechtlich völlig zu trennende Dinge. Dies ist  vielfach nicht bekannt und deshalb soll nachfolgend kurz darauf eingegangen  werden.

Der  Bestellungsbeschluß durch die Wohnungseigentümergemeinschaft ist ein Angebot an  die in Aussicht genommene Verwaltung zur Übernahme der Verwaltertätigkeit.  Nimmt der Verwalter dieses Angebot an, so bedarf es grundsätzlich keiner  weiteren Vereinbarungen oder Verträge. Der Verwalter hat aufgrund der  Bestellung die rechtlichen Pflichten gemäß dem Wohnungseigentumsgesetz,  insbesondere gemäß den Vorschriften des § 27 WEG.

In der Regel  will jedoch die Gemeinschaft über die Mindestanforderung des  Wohnungseigentumsgesetzes weitere Pflichten des Verwalters festlegen. Dies  geschieht im Verwaltervertrag. Dieser Verwaltervertrag wird zwischen der  gesamten Wohnungseigentümergemeinschaft und dem Verwalter geschlossen. Es   empfiehlt sich jedoch nicht - und dies ist auch meistens nicht praktikabel -  daß jeder einzelne Wohnungseigentümer den Verwaltervertrag gegenzeichnet.  Praxisgerecht werden im Zusammenhang mit der Bestellung Wohnungseigentümer delegiert,  mit dem bestellten Verwalter im Namen und Auftrage der gesamten   Wohnungseigentümergemeinschaft den Verwaltervertrag zu schließen (meist der  Verwaltungsbeirat).

Zu beachten  ist, daß die Bestellung (der Bestellungsbeschluß) als solche gewissen  Formansprüchen genügen muß. Der Verwalter muß gemäß § 26 Abs. 5 WEG seine  Verwaltereigenschaft durch Vorlage des beglaubigten Bestellungsbeschlusses  nachweisen.

Für die  Bestelldauer besteht die Alternative, einen bestimmten Zeitraum durch den  Beschluß festzulegen oder die Bestellung auf unbestimmte Zeit auszusprechen. Es  empfiehlt sich die Bestellung auf unbestimmte Zeit. Durch das Wohnungseigentumsgesetz  (§ 26 Abs. 1 WEG) beträgt die Laufzeit einer Verwalterbestellung maximal fünf  Jahre. Nach Ablauf dieses Zeitraumes ist immer zwingend eine Neubestellung   notwendig, wiederum maximal  auf fünf  Jahre.

Die Bestellung  auf unbestimmte Zeit bedeutet nicht, daß die Gemeinschaft an die Verwaltung  gebunden ist - im Gegenteil. In unseren Verträgen ist festgelegt, daß die  Wohnungseigentümergemeinschaft den Verwaltervertrag jährlich kündigen kann,  wobei mit einer solchen Kündigung auch die unbefristete Bestellung endet.

Die  Wohnungseigentümergemeinschaft wird durch den Verwaltervertrag nicht an die  Verwaltung gebunden, da wir der Auffassung sind, daß durch Leistung zu überzeugen  ist.

Die Verwaltergebühr     

Die billigste  Verwaltung kann für die Wohnungseigentümergemeinschaft die teuerste werden.  Jede Verwaltung ist grundsätzlich in der Lage, ein Billigangebot abzugeben. Dies  ist möglich, wenn jede eigentlich selbstverständliche Verwaltungsleistung   zusätzlich in Rechnung gestellt wird oder von vornherein die erforderlichen  Leistungen nicht erbracht werden sollen. Somit ist eine billige Verwaltung ohne  Leistung für jede Gemeinschaft leicht zu finden und die Auswahl sollte nach  anderen Gesichtspunkten als allein nach der Höhe der Verwaltergebühr erfolgen.  Dennoch wird jede Gemeinschaft auch die angegebenen Gebühren prüfen.

  Die von uns  erhobenen Verwaltergebühren sind kalkuliert. Verwaltung von Wohnungseigentum  ist grundsätzlich personalaufwendig. Ebenso erfordert jede Wohnanlage,  unabhängig von der Größe und den individuellen Anforderungen, einen kontinuierlich  anfallenden, bestimmten Arbeitsaufwand (Wirtschaftsplan, Abrechnung,   Wohnungseigentümerversammlung, Monatsabrechnung, Anlagebegehungen, usw.) ,  somit ist die Verwaltergebühr auch abhängig von der Größe der Wohnanlage, zu  berechnen. Die Gebühr pro Wohneinheit ist somit vielfach bei großen Wohnanlagen  mit vielen Wohneinheiten niedriger als bei kleinen Wohnanlagen.   

Die in unserem  Verwaltervertrag vereinbarte Verwaltergebühr enthält keine Gleitklausel.  Veränderungen werden von uns mit dem Wirtschaftsplan (nach Genehmigung des  Verwaltungsbeirates) bei der Gemeinschaft beantragt und erst nach Zustimmung  der Wohnungseigentümer durch den Beschluß in der Versammlung gültig.

Alle  Verwaltergebühren sind im Verwaltervertrag genannt. Nebengebühren werden nicht  erhoben. Werden dem Verwalter Aufgaben übertragen, die nicht zur Verwaltertätigkeit  gehören, so werden dadurch entstehende Kosten vorab mit der Gemeinschaft  vereinbart.

Die technische Betreuung

Gleichgewichtig  in ihrer Bedeutung stehen Buchhaltung und technische Betreuung bei der  Verwaltung des Wohnungseigentums nebeneinander. Wohngebäude bedürfen zum Erhalt  der ständigen Pflege. Nur durch regelmäßige Überwachung und Erfassung von  notwendigen Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen ist diese  ordnungsgemäße Verwaltung im Sinne der Wohnungseigentümergemeinschaft  gewährleistet.

Die von uns  verwalteten Wohnanlagen betreut ein Mitarbeiter mit einer dem Architekten  gleichgestellten Ausbildung.

Angebotseinholung,  Auftragsvergabe und Überwachung der beauftragten Arbeiten bis zur Abnahme und  Rechnungsprüfung zählen wir zu unseren Aufgaben im Rahmen des Verwaltervertrages.  Hierbei ist jedoch zu beachten, daß dies auch nur im Rahmen des  Verwaltervertrages und nach den Möglichkeiten einer Verwaltung praktikabel ist.  Eine tägliche mehrstündige Bauüberwachung über die gesamte Bauzeit einer   Bauleistung ist z.B. nicht durchführbar. Bei besonderen Baumaßnahmen empfehlen  wir deshalb der Gemeinschaft, qualifizierte Spezialisten hinzuzuziehen.

Anlagebegehungen

Wir gehen davon  aus, daß Wohnungseigentum nicht vom Schreibtisch des Verwaltungsbüros verwaltet  werden kann. Deshalb werden in dem Verwaltervertrag Anlagebegehungen  vereinbart. Soweit nicht sowieso die Abnahme von Arbeiten oder die Erfassung  von Schäden die Anwesenheit der Verwaltung auf der Wohnanlage bedingt, werden  laut Verwaltervertrag Anlagebegehungen durchgeführt.

Die Begehung  dient unter anderem auch dem direkten Kontakt mit Wohnungseigentümern und  Verwaltungsbeiräten, der Überwachung von Hausmeistern und der Bearbeitung einer  Scheckliste zur Erfassung der technischen Details und Fortschreibungen des  Instandhaltungsbedarfs.

Über jede  Anlagebegehung wird ein Protokoll gefertigt, das der Verwaltungsbeirat sofort,  gegebenenfalls mit der Monatsabrechnung erhält. Auf diesem Wege sind eine  ständige Betreuung der Wohnanlage, Erfassung von notwendigen Reparaturen und  die Einleitung von vorbeugenden Maßnahmen gewährleistet.

Angebote - Auftragsvergabe

Soweit möglich,  werden von uns vor Erteilung eines Auftrages Angebote von mehreren Firmen  eingeholt. Bei der Auswahl von Firmen sind wir nicht gebunden. Die Kriterien  der Zweckmäßigkeit sind maßgebend und auf der Wohnanlage bewährte Firmen werden  selbstverständlich mit einbezogen.

Eingehende  Angebote werden dem Verwaltungsbeirat in Kopie übersandt. Die Auftragsvergabe  erfolgt dann in der Regel in Abstimmung und im Einvernehmen mit dem  Verwaltungsbeirat.

Die Arbeiten  werden, soweit geboten, überwacht und abgenommen, die Rechnungen geprüft und  nach Prüfungsvermerk gegebenenfalls in Rücksprache mit dem Verwaltungsbeirat bezahlt.

Für den  gesamten technischen Ablauf stehen erprobte und bewährte Formulare zur  Verfügung, die auf der Basis der VOB ausgearbeitet wurden. Besondere  Vertragsbedingungen zum Schutze der Wohnungseigentümergemeinschaft werden bei  den großen Aufträgen zusätzlich mit den ausführenden Firmen vereinbart.

Die Buchhaltung

Eine  ordnungsgemäße Buchhaltung sollte bei jeder Verwaltung als Mindestanforderung  Voraussetzung sein. Das Vorhandensein entsprechender buchhalterischer  Kenntnisse, einschließlich der Lohnbuchhaltung für angestellte Hausmeister ist  selbstverständlich. Über diese Grundlage hinaus sind die besonderen  Anforderungen des Wohnungseigentums zu beachten. Buchhaltung dient der  Übersicht, der Kontrolle von Einnahmen und Ausgaben. Nur eine auf das  Wohnungseigentum abgestimmte, erprobte - nicht für Miet- und Eigentumswohnungen  gleichzeitig verwandte Buchhaltung - kann diese Aufgaben erfüllen. Einen  besonderen Kontenrahmen für das Wohnungseigentum haben wir deshalb erarbeitet.

Sämtliche Buchungen,  Abrechnung, Wirtschaftsplan, Mahnungen, Überweisungen usw. werden mit Hilfe  einer im Haus befindlichen EDV-Anlage durchgeführt. Die Vorteile der EDV können  auf diesem Wege, ohne Verzicht auf den ständigen Zugriff oder auf verfügbare   Informationen benutzt werden (kein Rechenzentrum - es gehen keine Belege außer  Haus).

Die zur  Anwendung kommenden Programme der EDV-Anlage sind jahrelang bewährt und  erprobt. Sie wurden speziell auf unsere Anforderungen und auf die Bedürfnisse  der Wohnungseigentümer zugeschnitten. Die EWV arbeitet bereits mit der fünften Generation  der Datenverarbeitung und kann auch diesbezüglich auf eine entsprechend lange  Erfahrung zurückblicken. Nur der Einsatz dieser EDV bietet die erweiterten und  schnellen Dienstleistungsmöglichkeiten, die das Wohnungseigentum benötigt, wie  Monatsabrechnungen, pünktliches Mahnverfahren, Lastschrifteinzugsverfahren,  kurzfristige Vorlage der Gesamt- und Einzelabrechnung sowie Aufstellung des Wirtschaftsplanes   vor Beginn des Wirtschaftsjahres.

Kontenführung - Instandhaltungskonto

Für jede  verwaltete Wohnungseigentümergemeinschaft wird ein eigenes im Titel den Namen  der Wohnanlage führendes Treuhandkonto bei der Deutschen Bank eröffnet. Dieses Konto  wird für die Wohngeldeinzahlungen und für die laufenden gemeinschaftlichen  Ausgaben benutzt.

Für die  Instandhaltungsrücklage wird ein besonderes Konto auf den Namen der  Gemeinschaft eröffnet. (Soweit die Instandhaltungsrücklage auf mehreren Konten,  auf Depot- und Wertpapierkonten verteilt ist, gilt entsprechendes). Über dieses  Konto der Instandhaltungsrücklage kann die Verwaltung nicht allein verfügen.  Gemäß Verwaltervertrag ist die Verfügung über dieses Konto von den  Unterschriften bestimmter, von der Wohnungseigentümergemeinschaft gewählter  Wohnungseigentümer abhängig. Die Unterschriften der bestimmten Wohnungseigentümer  werden bei der Bank hinterlegt und Überweisungen müssen von der Verwaltung und  den entsprechenden Wohnungseigentümern gegengezeichnet sein.  

Dieses  Verfahren ist in der Praxis bewährt und stellt für die   Wohnungseigentümergemeinschaft die größte Sicherheit des gemeinschaftlichen  Vermögens dar.

Lastschriftverfahren

Für die Zahlung  des Wohngeldes bieten wir den Wohnungseigentümern die Möglichkeit der Teilnahme  an dem Lastschrifteinzugsverfahren an. Dieses mehr und mehr übliche Verfahren  des Zahlungsverkehrs (bekannt von Strom, Rundfunkgebühren usw.) erspart den  Wohnungseigentümern Daueraufträge, die jedes Jahr bei neuem Wirtschaftsplan und  im Rahmen der Abrechnung kostenpflichtig geändert werden müssen. Die kurzfristige Verrechnung oder Rückerstattung von Abrechnungsguthaben ist dadurch ebenfalls  gewährleistet, und der Wohnungseigentümer muß die Zahlungstermine nicht laufend  überwachen.

Wirtschaftsplan und Abrechnung

Vor Beginn des  Zeitraumes, für den er gelten soll, erhalten die Wohnungseigentümer den  Wirtschaftsplan. Oktober/November des Vorjahres wird von der EWV der neue  Wirtschaftsplan ausgearbeitet und den Verwaltungsbeiräten übersandt. Wird er  von den Verwaltungsbeiräten genehmigt, erlangt er gemäß Verwaltervertrag  vorläufige Verbindlichkeit bis zur beschlußfassenden  Wohnungseigentümerversammlung. Jeder Wohnungseigentümer erhält nach der  Zustimmung des Verwaltungsbeirates den für ihn gültigen Einzelwirtschaftsplan  und kann somit rechtzeitig vor Jahreswechsel die auf ihn zukommenden  monatlichen Zahlungen disponieren.
    Lästige  Nachzahlungen, die dadurch entstehen, daß der Wirtschaftsplan erst im laufenden  Wirtschaftsjahr vorgelegt wird, entfallen.

Für die  Abrechnung der Wohnlasten sind in dem Verwaltervertrag klare Termine genannt.  Die Abrechnung ist im zweiten Quartal des Jahres vorzulegen. Der schon durch  die laufenden Monatsabrechnungen über die gemeinschaftlichen Ausgaben und  Einnahmen informierte Verwaltungsbeirat erhält die Abrechnungsunterlagen zur  Prüfung und gibt seine Stellungnahme ab. Danach erhalten alle  Wohnungseigentümer die Einzelabrechnung nebst Anlagen, auch eine Bescheinigung  über die haushaltsnahen Dienstleistungen aus der die Gesamtausgaben und der auf   den einzelnen Wohnungseigentümer entfallende Kostenanteil zu entnehmen ist. In  der Regel wird mit Übersendung der Abrechnung zur Wohnungseigentümerversammlung  eingeladen.

Jedem  Wohnungseigentümer stehen vor der über die Abrechnung beschlußfassenden Wohnungseigentümerversammlung  die Abrechnungsunterlagen zur Einsicht zur Verfügung.

Die Monatsabrechnung

Ziel der  Verwaltungsarbeit ist die ständige Information der Wohnungseigentümer über ihr  Wohnungseigentum. Monatlich erhält der Verwaltungsbeirat im Rahmen einer  Monatsabrechnung eine Übersicht aller gemeinschaftlichen Einnahmen und  Ausgaben. Diese Monatsabrechnung enthält detailliert die im Monat angefallenen  Buchungen und die bis zum Abrechnungszeitpunkt gesamt aufgelaufenen Ausgaben.  Der Monatsabrechnung sind die den Buchungen zugrundeliegenden Rechnungen in Fotokopie beigefügt.
    Zur  Monatsabrechnung gehören:
    a.  Gesamtübersicht der saldierten Ausgaben und Einnahmen der Monate
    b. Auflistung  der Einzelbuchungen
    c.  Wohngeldübersicht
    d.  Instandhaltungsübersicht
    e. Kopien aller  Belege
    f.  Wohngeldmahnstand

Der  Verwaltungsbeirat ist somit ständig über die Ausgaben, den Grund und die Höhe  der Ausgaben informiert. Diese monatliche Information ist ohne großen  Zeitaufwand für den Verwaltungsbeirat zu kontrollieren und erleichtert die  Prüfung der Jahresabrechnung wesentlich.

Das Mahnverfahren

Eine nicht  angenehme,  jedoch notwendige  Verwalterpflicht ist die Anmahnung und Realisierung rückständiger Wohngelder.  Jeder Wohnungseigentümer muß seinen Beitrag zu den gemeinschaftlichen Kosten   und Lasten der Wohnanlage leisten. Kommt er dieser Verpflichtung nicht nach, so  müssen aufgrund der Gesamthaftung der Wohnungseigentümer im Außenverhältnis die  übrigen Miteigentümer die fehlenden Gelder aufbringen. Allein aus diesem Grund  ist die korrekte Überwachung des pünktlichen Eingangs der Wohngelder eine  Verpflichtung des Verwalters im Interesse aller Eigentümer.

Das  Mahnverfahren der EWV erfolgt monatlich in mehreren Stufen:
    a. geringfügige  Beträge werden nicht gemahnt;
    b. erste  Mahnung, ohne Mahnkosten in Form der Zahlungserinnerung;
    c. zweite  Mahnung mit Benachrichtigung des Verwaltungsbeirates, mit Name des  Rückständigen sowie den Rückstandsbetrag;
    d. dritte  Mahnung mit Hinweis und Ankündigung auf ein Wohnungseigentumsverfahren und  Mitteilung an den Verwaltungsbeirat, einschließlich der Anfrage, ob das  Wohnungseigentumsverfahren eingeleitet werden soll;
    e. weitere  Mahnungen jeweils mit dem Hinweis, daß das Wohnungseigentumsverfahren  eingeleitet ist;

Werden  Zahlungen auf die Rückstände geleistet, erfolgt eine gesonderte Nachricht, so  daß ohne zusätzlichen Aufwand auch vom Verwaltungsbeirat der Ausgleich der  Rückstände verfolgt werden kann.

Die Wohnungseigentümerversammlung

Mindestens  einmal jährlich ist eine Wohnungseigentümerversammlung durchzuführen.  Aufstellung der Tagesordnungspunkte,   Einladung der Wohnungseigentümer, Erfassung der Anwesenden,  Versammlungsleitung und Protokollführung liegen im Aufgabenbereich der  Verwaltung. Die Wohnungseigentümerversammlung als oberstes Organ einer   Wohnungseigentümergemeinschaft trifft hier durch Beschlüsse die notwendigen Entscheidungen.  Entsprechend der Bedeutung der Versammlung ist diese sorgfältig zu planen und  durchzuführen.

Die  Tagesordnung muß Angaben über die vorgesehenen Beschlüsse enthalten. Wünsche  und Anträge der Wohnungseigentümer werden berücksichtigt und in der Regel wird  die Tagesordnung mit dem Verwaltungsbeirat vor Absendung der Einladung an die  Eigentümer abgestimmt.

Vertragsgemäß  wird das Protokoll der Wohnungseigentümerversammlung allen Wohnungseigentümern  von der Verwaltung in Fotokopie zur Kenntnis übersandt.

Die Versammlung  findet innerhalb der im Verwaltervertrag festgelegten Fristen statt - meist  nach Vorlage der Jahresabrechnung. Der Versammlungsort wird sich nach den  allgemeinen Anforderungen und der örtlichen Lage der Wohnungseigentümergemeinschaft  richten.


Information des Verwaltungsbeirates

Wie aus dem  Verwaltervertrag und dieser Informationsschrift zu entnehmen ist, ist die  ständige Information des Verwaltungsbeirates Grundlage unserer Arbeitsweise. So  erhält der Verwaltungsbeirat: Monatsabrechnung, Kopien von bezahlten Rechnungen,   Anlagebegehungsprotokolle, Angebotsduplikate, Rechnungskopien vor Zahlungen,  Anschriftenliste der Wohnungseigentümer, Wohnungsspiegel, Quadratmeter- und Anteilsverzeichnis  sowie Kopien aller wichtigen Schriftstücke. Ebenfalls werden dem  Verwaltungsbeirat Kopien neu abgeschlossener Verträge übersandt, und er hat  selbstverständlich jederzeit Einsicht in die Akten der Wohnanlage.

Diese ständigen  Informationen ermöglichen dem Verwaltungsbeirat eine regelmäßige Kontrolle und  Übersicht über die Arbeit der Verwaltung. Gleichzeitig kann der  Verwaltungsbeirat diese Aufgaben mit einem relativ geringen Zeitaufwand durchführen,  denn regelmäßige Informationen sind durchsichtiger und leichter zu prüfen,  insbesondere leichter nachzuvollziehen als eine einmalige Prüfung anläßlich der   Jahresabrechnung.

Die Jahre der  Praxis der Verwaltung von Wohnungseigentum haben gezeigt, daß nur der  kontinuierliche Dialog mit dem Verwaltungsbeirat ein Eingehen auf die  individuellen Anforderungen der Wohnanlage ermöglicht. Wohnungseigentumsgerechtes  Verwalten setzt somit die Kommunikationsbereitschaft voraus. Die EWV schließt  die Wohnungseigentümer - und dies im Wesentlichen über den Verwaltungsbeirat -  in die Verwaltung mit ein. Die Verwaltung ist transparent und dies sollte sie  auch sein, denn Verwaltung ist nicht Selbstzweck, sondern dient den  Wohnungseigentümern und deren Eigentum.

Unterscheiden  sich Verwaltungsfirmen vielfach nur noch geringfügig in den Arbeitsmitteln, so  daß sie auf den ersten Blick identisch erscheinen (und nur die Verwaltergebühr  eine ins Auge fallende Differenzierung ermöglicht) ist nach diesseitiger Auffassung,  die nicht immer plakativ darstellbare Grundeinstellung des Verwalters zum   Wohnungseigentum und zu den Wohnungseigentümern, einschließlich der   Bereitschaft zur Zusammenarbeit ein weitaus wesentliches   Unterscheidungsmerkmal.

 
 



 



 




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